Digitale Akten – benötigtes Wissen wird einfach verfügbar

• Die Übernahme von Dokumenten aus verschiedenen Quellen in Ihr d.3ecm Dokumenten Management System erfolgt mit bewährten Instrumenten. Mit d.capture batch, d.classify oder d.cold können Sie Ihre Dokumente ganz einfach erfassen, klassifizieren und archivieren.
• Sämtliche Dokumente, die Ihr Unternehmen erreichen, werden direkt (z. B. bei e-Mails oder aus einer Textverarbeitung) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt. Mit Schlagworten versehen, die gezieltes Finden ermöglichen.
• Digitale Akten fassen alle Informationen und Dateien zusammen, die fachlich zusammengehören, beispielsweise in einer Auftragsakte zum Kunden, in einer Bestellakte zum Lieferanten, in einer Personalakte oder in einer Vorgangsakte zu einem längeren Projekt.
• Ihre digitalen Akten werden im Aktenplan als unternehmensweites Content Modell konfiguriert. Angepasst an die Bedürfnisse Ihrer Organisation und mit erforderlichen Metadaten versehen, wie einer Auftragsnummer oder dem Eingangsdatum. Bei kritischen Dokumenten gewährleistet ein Berechtigungskonzept nur freigegebenen Zugriff.
• Benötigte Informationen können von Mitarbeitern, die mit entsprechenden Rechten ausgestattet sind, recherchiert werden. Die gewünschte Akte ist inklusive aller dazu gehörenden Dokumente unmittelbar auf dem Bildschirm des Anwenders verfügbar – an jedem Ort, auch standortübergreifend.